コンベンションでのインカム・トランシーバーのレンタル

受付から議場までスムーズな誘導連携が可能です。

Q1.どのようなきっかけでデジタル無線機のレンタルを検討しましたか？

A1.組合員総会では、受付や会場案内、別室の控室、議長席、音響スタッフなど、スタッフが会場内の複数個所に分かれて配置されています。これまではスマホや口頭の伝達でやり取りしていましたが、開会前や採決前後の慌ただしい時間帯には、連絡がうまく伝わらず対応が後手に回る場面がありました。また、総会は“議事進行の正確さ”が求められるため、タイミングのずれやアナウンスの誤りをできるだけ減らしたいと考えていました。そこで、会場全体で確実かつ迅速に連絡が取れる手段として、デジタル無線機のレンタルを検討しました。株主総会や防災訓練など様々なビジネスシーンでデジタル無線機が情報共有の手段として活用されている事例を参考にしました。

Q2.組合員総会では、どのような場面でデジタル無線機を使用されましたか。

A2.総会の運営本部、受付・案内係、議長・書記席の担当者、音響・照明スタッフ、控室担当者にデジタル無線機を配布し、全体連絡用と担当別のグループ通話を使い分けながら運用しました。開場前は、受付の混雑状況や資料配布の進み具合を共有しながら、入場タイミングを調整しました。開会後は、議長席から本部や音響担当へ、次の議題の開始タイミングや発言者の呼び出しを無線で指示することで、スムーズに進行できました。また、途中退場する組合員のフォローや、別室で待機している来賓の入場タイミングの連絡なども、無線機を通じてその場から伝えることができました。

Q3.導入前と比べて、どのような効果や変化がありましたか。

A3.一番の効果は、議事進行の“段取りの良さ”が目に見えて向上したことです。発言者の所在確認や資料の差し替え、休憩時間の前倒しや延長といった判断を、その場で本部と議長席が相談しながら決められるようになり、参加している組合員を必要以上にお待たせする場面が減りました。また、体調不良者の発生や機材トラブルなど、予期せぬ事態が起きた際にも、近くのスタッフが無線で本部や担当者にすぐ連絡できるため、対応までの時間が大幅に短縮されました。スタッフからは『全員が同じ情報を共有できている安心感がある』『誰かが一人で抱え込まずに済むようになった』という声が多く、総会運営の雰囲気そのものが落ち着いたと感じています。